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Garmo setzt auf elektronischen Rechnungsversand

Pressebericht
BIT - Nr. 8 / Oktober 2006

Die meisten Rechnungen werden immer noch auf dem Postweg verschickt. Der hiermit verbundene Aufwand ist hoch: Unmengen an Papier, komplizierte Wege der Abstimmung und ein kostenintensiver Versand. Die Garmo AG versendet pro Jahr rund 50000 Rechnungen – seit kurzem vollautomatisch mit der elektronischen Signaturlösung von Secrypt.

Die Stuttgarter Garmo AG, Hersteller ethnischer Milchprodukt-Spezialitäten, ist auf den elektronischen Rechnungsversand umgestiegen. Rechtsgültigkeit erlangen die Rechnungen jedoch erst durch den Einsatz einer qualifizierten digitalen Signatur. Die entsprechende Lösung wurde von der Secrypt GmbH gemeinsam mit Com2 entwickelt.

 

Garmo arbeitet bereits seit 1999 mit der Kunden- und Warenwirtschafts-Software Navision. Der Versand von Dokumenten wie Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und auch Rechnungen erfolgt über die von Com2 entwickelte Software-Lösung Twinfax (bei Faxversand) oder Twinsign bei E-Mail-Versand. Die in Twinsign oder Twinfax integrierte Signaturkomponente digiSeal aus dem Hause Secrypt versieht die ausgehenden Dokumente bei Bedarf (z. B. bei Rechnungen) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Der „digiSeal server“ versieht die ausgehenden Rechnungen zusätzlich mit einem zweidimensionalen Barcode, der alle steuerrelevanten Rechnungsangaben inklusive Signatur und Signaturzertifikat speichert.

„Viele unserer Kunden sind kleinere Unternehmen und können und wollen sich noch kein elektronisches Archivierungssystem leisten. Sie können mit unserer Lösung aber die Rechnungen auf elektronischem Wege empfangen und den beweisbar rechtsverbindlichen Ausdruck wie gewohnt in ihrem Archiv ablegen“, erläutert Thomas Merk, Geschäftsführer der Garmo AG. Die Empfänger können die per E-Mail als PDF-Dokument übermittelten Rechnungen jederzeit mit der kostenlosen Prüf-Software „digiSeal reader“ inklusive GDPdU-konformer Prüfdokumentation auf einfache Weise verifizieren. Für die Garmo AG war darüber hinaus noch ein weiteres Kriterium entscheidend: Die Archivierung der Ausgangsdokumente sollte direkt im CRM-System von Navision erfolgen. Die Software-Familie Twinsign ermöglicht diese automatische Rückstellung der versendeten Dokumente in der jeweiligen Kundenhistorie in Navision.

„Neben der Effizienzsteigerung unserer internen Prozesse steht bei uns auch bei dieser Frage der Kundennutzen im Vordergrund. Mit der flexiblen digiSeal-Lösung machen wir unseren Kunden den Übergang zur elektronischen Rechnung so einfach wie möglich,“ erklärt Merk. Vor der Einführung des Systems wurden ca. 50000 Papierrechnungen pro Jahr per Post verschickt, wobei Kosten in Höhe von ca. zwei Euro pro Rechnung (Druckkosten, Kuvertierung, Porto, Arbeitszeit, Lagerung) entstanden sind. Das ist ein Gesamtaufwand von jährlich etwa 100000 Euro allein für den Rechnungsversand.

Die Initialkosten für die Einführung des Systems mit der Anpassung von Navision lagen bei ca. 13000 Euro für Software-Lizenzen, Signaturkarte, Kartenlesegerät sowie Anpassungs- und Installationsdienstleistungen vor Ort. Die jährlichen laufenden Betriebskosten für Wartung und Pflege des Systems sowie Austausch von Signaturkarten bei Ablauf der Zertifikatsgültigkeit belaufen sich auf ca. 1800 Euro. Eine Investition, die sich rechnet. (www.secrypt.de)

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